L’organigramme fonctionnel du HOC est décrit ci-dessous au travers de différentes Cellules d’activités.
Il complète les compétences assumées par le Conseil d’Administration.
Il reprend de manière textuelle les différentes tâches récurrentes au sein de la vie du club. De manière générale, les tâches particulières relatives aux organisations phares du club (Karrim’HOC et HOCup) ne sont pas décrites (excepté les postes clefs : coordination générale, autorisations et parcours).
Cellules et organigramme
1. Déplacements / Stages de club
Responsable : Yves Arno
-
Analyse des calendriers FRSO / ABSO et internationaux
-
Propositions au Comité HOC de plusieurs déplacements et / ou stages de club
-
Recherche et réservation logistique (hébergement & repas) et / ou des possibilités d’entraînement (aide éventuelle des Cellules autorisations et entraînements)
-
Organisation d’un vote éventuel auprès des membres (aide éventuelle de la Cellule informatique)
-
Gestion des inscriptions des membres (aide éventuelle de la Cellule informatique et du secrétariat pour inscriptions aux éventuelles compétitions) en collaboration avec le trésorier pour le paiement
-
Gestion logistique (organisation, pas la mise en oeuvre) de l’activité
2. Sponsors / Souvenirs
Responsables : Pierre Lejeune et Christelle Dethy
-
Recherche de soutiens divers pour les diverses activités du club (Karrim’HOC, HOCup, etc.) en accord avec le Comité
-
Relais vers les coordinateurs des différentes organisations (Karrim’HOC, HOCup, etc.)
-
Responsable de la bonne mise en œuvre des partenariats conclus (visibilité, informations en retour, suivis, etc.)
-
Commande, suivi des livraisons éventuelles avec le partenaire et suivi de la facturation éventuelle avec le trésorier
3. Équipements vestimentaires
Responsables : Comité (études de marché) et Julie Timmermans (gestion des stocks)
-
Analyse des besoins au niveau des équipements pour les membres du club
-
Analyse du marché et soumission des offres au Comité
-
Relais vers l’équipementier pour la commande et suivi de la facturation avec le trésorier
-
Livraison aux membres en fonction des commandes internes (principalement lors des courses et / ou activités du club) et relais avec le trésorier pour la vérification des paiements éventuels (aide éventuelle de la Cellule informatique pour optimiser la procédure)
4. Sélectionneur relais (composition des équipes)
Responsable : Tom Drygalski
-
Invitation et recherches de coureurs pour les différentes courses relais annuelles (championnats de Belgique, Relais des Clubs, etc.)
-
Proposition de compositions des différentes équipes de relais au Comité en fonction des règlements sportifs en vigueur
-
Suivi et coordination des équipes de relais le jour des compétitions
5. Logistique / matériel
Responsables : Bernard Dubois et Jean-Bernard Van Aerschot
-
Gestion générale du matériel de club (balises, piquets, drapeaux, tentes, etc.), de son utilisation / stockage
-
Relais avec le Comité et le Trésorier pour l’acquisition ou le renouvellement de matériel
-
Prospection par rapport aux besoins exprimés par les autres Cellules de fonctionnement du club
-
Apposition et remplacement des plaquettes mapico sur les différents parcours permanents
6. Médias et communication
Responsables : Pierre Lejeune, Emilie Timmermans, Lucie Arno, Christelle Dethy
-
Gestion des actualités sportives et événementielles liées au club via les médias mis à disposition par la Cellule informatique (Site Internet, Facebook, etc.)
-
Coordination de la communication au sens large et relais vers la presse (écrite, télévisions locales, etc.) lors de la promotion des activités du club
7. Informatique
Responsables : Michel Lorent, Pierre Lejeune, Jean-Pol Brisebois
-
Gestion informatique des compétitions (inscriptions, résultats, etc.) et autres activités
-
Support informatique et technique pour l’ensemble des Cellules fonctionnelles
-
Conception et maintien de la cohérence transversale au niveau de l’identité visuelle et de la charte graphique officielle
-
Conception de templates pour mise en page et habillage des cartes lors de compétitions et autres activités
-
Développements et gestion informatique des sites Internet (HOC, Karrim’HOC, HOCup, etc.)
-
Mise en cohérence et intégration des médias sociaux avec les sites Internet officiels
-
Développements et gestion informatique de la plateforme liée aux parcours permanents
8. Gestion des autorisations (DNF & propriétaires)
Responsables : Bernard Dubois, Anne Timmermans
-
Prise d’information continue sur les évolutions législatives éventuelles, les modalités administratives liées à l’accès à la forêt et les rôles / responsabilités des différents acteurs (DNF, propriétaires, etc.)
-
Sollicitation et gestion administrative des demandes d’autorisation pour les différentes compétitions officielles
-
Sollicitation et gestion administrative des demandes d’autorisation pour les différentes activités / entraînements
-
Sollicitation et gestion administrative des demandes d’autorisation pour la réalisation ou la mise à jour des cartes d’orientation
9. Cartographie
Responsables : Michel Lorent, Jean-Pol Brisebois, Lucie Arno
-
Identification des zones potentielles pour de nouvelles cartes d’orientation
-
Gestion des projets de cartographie éventuels (cartographes internes / externes, sources de financement, budget, constitution des données cartographiques de base, contrôles de terrain) en relation étroite avec le Comité et avec le soutien de la Cellule de gestion des autorisations
-
Habillage des cartes pour les compétitions, les parcours permanents et autres activités spécifiques ou ponctuelles
-
Mise à jour ponctuelle de cartes existantes
10. Entraînements / Ecole d’orientation / Haut-Niveau
Responsables : Paul Timmermans, Pascale Flamion, Philippe Vanrossomme, Cédric Installé
-
Offrir un support technique à la demande pour les Juniors / Seniors Elites (Cellule Haut-Niveau)
-
Établir une politique de développement globale et structurée pour la progression technique
-
Relais vers et depuis les clubs Athlétisme (ESM / ACCo / Autres)
-
Gestion et accueil des groupes ou clubs extérieurs pour des entraînements ou stages sur les cartes du HOC (projet HOCamp)
-
Projet École d’orientation : travail en équipe avec répartition des tâches suivant les points suivants:
Tâches en amont
-
-
Établir un calendrier des entraînements et des compétitions intéressantes pour les membres du club selon 2 périodes définies (septembre à décembre et janvier à juin)
-
Relais vers la Cellule de gestion des autorisations en fonction du calendrier établi
-
Tâches liées à un entraînement
-
-
Conception des parcours selon une continuité pédagogique (évolution technique / physique et théorique) pour évolution dans les codes couleurs
-
Pose des balises
-
Animation de l’entraînement et retrait des balises
-
Animation du débriefing
-