Organigramme fonctionnel (HOC)

L’organigramme fonctionnel du HOC est décrit ci-dessous au travers de différentes Cellules d’activités. Il complète les compétences assumées par le Conseil d’Administration.

Il reprend de manière graphique et textuelle les différentes tâches récurrentes au sein de la vie du club. De manière générale, les tâches particulières relatives aux organisations phares du club (Karrim’HOC et HOCup) ne sont pas décrites (excepté les postes clefs : coordination générale, autorisations et parcours).

Organigramme

Cliquez sur l’image pour agrandir.

Cellules

1. Déplacements / Stages de club

Responsable : Yves Arno

  • Analyse des calendriers FRSO / ABSO et internationaux

  • Propositions (une année auparavant) au Comité HOC de plusieurs déplacements et / ou stages de club

  • Recherche et réservation logistique (hébergement & repas) et / ou des possibilités d’entraînement (aide éventuelle des Cellules autorisations et entraînements)

  • Organisation d’un vote éventuel auprès des membres (aide éventuelle de la Cellule informatique)

  • Gestion des inscriptions des membres (aide éventuelle de la Cellule informatique et du secrétariat pour inscriptions aux éventuelles compétitions) en collaboration avec le trésorier pour le paiement

  • Gestion logistique (organisation, pas la mise en oeuvre) de l’activité

2. Formations

Responsable : en attente d’une candidature

  • Organisation de formations internes au club en fonction d’une analyse des besoins (gestion informatique de compétitions, matériels, parcours, cartographie, etc.) avec l’aide des responsables des cellules concernées

3. Sponsors / Souvenirs

Responsables : Pierre Lejeune et en attente d’une candidature complémentaire

  • Recherche de soutiens divers pour les diverses activités du club (Karrim’HOC, HOCup, etc.) en accord avec le Comité

  • Relais vers les coordinateurs des différentes organisations (Karrim’HOC, HOCup, etc.)

  • Responsable de la bonne mise en œuvre des partenariats conclus (visibilité, informations en retour, suivis, etc.)

  • Commande, suivi des livraisons éventuelles avec le partenaire et suivi de la facturation éventuelle avec le trésorier

4. Équipements vestimentaires

Responsables : Grégoire Vandeghinste (études de marché) et Benoît Evrard (gestion des stocks)

  • Analyse des besoins au niveau des équipements pour les membres du club

  • Analyse du marché et soumission des offres au Comité

  • Relais vers l’équipementier pour la commande et suivi de la facturation avec le trésorier

  • Livraison aux membres en fonction des commandes internes (principalement lors des courses et / ou activités du club) et relais avec le trésorier pour la vérification des paiements éventuels (aide éventuelle de la Cellule informatique pour optimiser la procédure)

5. Sélectionneur relais (composition)

Responsable : Tom Drygalski

  • Invitation et recherches de coureurs pour les différentes courses relais annuelles (championnats de Belgique, Relais des Clubs, etc.)

  • Proposition de compositions des différentes équipes de relais au Comité en fonction des règlements sportifs en vigueur

  • Suivi et coordination des équipes de relais le jour des compétitions

6. Logistique / matériel

Responsables : Bernard Dubois et en attente de deux candidatures complémentaires

  • Gestion générale du matériel de club (balises, piquets, drapeaux, tentes, etc.), de son utilisation / stockage

  • Relais avec le Comité et le Trésorier pour l’acquisition ou le renouvellement de matériel

  • Prospection par rapport aux besoins exprimés par les autres Cellules de fonctionnement du club

  • Apposition et remplacement des plaquettes mapico sur les différents parcours permanents

7. Médias / Presse / Site Internet / Facebook / Autres

Responsables : Pierre Lejeune, Fabien Pasquasy et en attente de deux candidatures complémentaires

  • Gestion des actualités sportives et événementielles liées au club via les médias mis à disposition par la Cellule informatique (Site Internet, Facebook, etc.)

  • Coordination de la communication au sens large et relais vers la presse (écrite, télévisions locales, etc.) lors de la promotion des activités du club

8. Informatique (résultats et développements divers)

Responsables : Michel Lorent, Pierre Lejeune, Jean-Pol Brisebois, Fabien Pasquasy et en attente de deux candidatures complémentaires

  • Gestion informatique des compétitions (inscriptions, résultats, etc.) et autres activités

  • Support informatique et technique pour l’ensemble des Cellules fonctionnelles

  • Conception et maintien de la cohérence transversale au niveau de l’identité visuelle et de la charte graphique officielle

  • Conception de templates pour mise en page et habillage des cartes lors de compétitions et autres activités

  • Développements et gestion informatique des sites Internet (HOC, Karrim’HOC, HOCup, etc.)

  • Mise en cohérence et intégration des médias sociaux avec les sites Internet officiels

  • Développements et gestion informatique de la plateforme liée aux parcours permanents

9. Gestion des autorisations (DNF & propriétaires)

Responsables : Bernard Dubois, Fabien Pasquasy et en attente de deux candidatures complémentaires

  • Prise d’information continue sur les évolutions législatives éventuelles, les modalités administratives liées à l’accès à la forêt et les rôles / responsabilités des différents acteurs (DNF, propriétaires, etc.)

  • Sollicitation et gestion administrative des demandes d’autorisation pour les différentes compétitions officielles

  • Sollicitation et gestion administrative des demandes d’autorisation pour les différentes activités / entraînements

  • Sollicitation et gestion administrative des demandes d’autorisation pour la réalisation ou la mise à jour des cartes d’orientation

10. Cartographie

Responsables : Fabien Pasquasy, Michel Lorent, Jean-Pol Brisebois, Geneviève Nys et en attente de deux candidatures complémentaires

  • Identification des zones potentielles pour de nouvelles cartes d’orientation

  • Gestion des projets de cartographie éventuels (cartographes internes / externes, sources de financement, budget, constitution des données cartographiques de base, contrôles de terrain) en relation étroite avec le Comité et avec le soutien de la Cellule de gestion des autorisations

  • Habillage des cartes pour les compétitions, les parcours permanents et autres activités spécifiques ou ponctuelles

  • Mise à jour ponctuelle de cartes existantes

11. Entraînements / Ecole d’orientation

Responsables : Fabien Pasquasy, Pascale Flamion, Philippe Vanrossomme, Romain Nihoul et en attente de trois candidatures complémentaires

  • Offrir un support technique à la demande pour les Juniors / Seniors Elites

  • Établir une politique de développement globale et structurée pour la progression technique

  • Relais vers et depuis les clubs Athlétisme (ESM / ACCo / Autres)

  • Projet Ecole d’orientation : travail en équipe avec répartition des tâches suivant les points suivants :

Tâches en amont

    1. Établir un calendrier des entraînements et des compétitions intéressantes pour les membres du club selon 2 périodes définies (septembre à décembre et janvier à juin)

    2. Relais vers la Cellule de gestion des autorisations en fonction du calendrier établi

Tâches liées à un entraînement

    1. Conception des parcours selon une continuité pédagogique (évolution technique / physique et théorique) pour passage des codes couleurs

    2. Pose des balises

    3. Animation de l’entraînement et retrait des balises

    4. Animation du débriefing sur place